Mit Enterprise Resource Planning (ERP) wird ein System der Steuerung von Geschäftsabläufen eingeführt, das an den Grundfesten der bisher gewohnten Aufbau- und Ablauforganisation rüttelt. Entsprechend komplex ist die Software, je verzweigter und internationaler, umso komplexer. Um das Flop-Risiko klein zu halten und Fehlinvestitionen zu vermeiden, ist eine sorgfältige Planung des gesamten Prozesses angesagt. Wie lang der Gesamtprozess ist und wie viel Zeit für die einzelnen Phasen aufgewendet werden muss, lässt sich nur von Fall zu Fall entscheiden. Es hängt vom Unternehmen, seiner Aufgabenstellung und der spezifischen mit der Umstellung verbundenen Zielsetzung ab.

Chemie muss stimmen
Am Anfang steht die Analyse des Ist-Zustands. Wo steht das Unternehmen? Welche Defizite sind mit der bisherigen IT-Lösung verbunden? Welche Erwartungen werden an die neue ERP-Lösung geknüpft? Welcher Zeithorizont wird ins Auge gefasst? In der zweiten Phase wird der IT-Partner ausgewählt, mit dem alle weiteren Phasen gemeinsam angegangen werden. Neben dem Know-how und der Erfahrung des Partners kommt es darauf an, dass die Mitarbeiter des Unternehmens von Anfang an mit im Boot sind. Die Chemie zwischen internen und externen Beteiligten muss stimmen. Gemeinsam mit dem ausgewählten IT-Partner wird ein Projektplan mit Aufgaben, Verantwortlichkeiten, Personen und Eckterminen erstellt. Erfasst werden angestrebte Ergebnisse und die dazu erforderlichen Schritte. Erfasst werden ebenso Abhängigkeiten und Umsetzungsvoraussetzungen. Das Muster, dem der Plan folgt, ist sekundär. Wichtig ist: Er muss einvernehmlich von allen Beteiligten getragen werden, in den Hauptaussagen unumstösslich, aber in Einzelheiten so flexibel sein, dass er nicht bereits vom kleinsten Störfaktor aus den Angeln gehoben wird.

Prozesse hinterfragen
In der nächsten Phase werden die Geschäftsprozesse im Einzelnen analysiert und mit der angestrebten ERP-Lösung synchronisiert. Diese Phase bietet eine einmalige Chance, die ERP-Lösung nicht ungeprüften Prozessen anzupassen, sondern die Prozesse selbst zu hinterfragen. Es kann sinnvoll sein, einen Ablauf so zu reorganisieren, wie er von der Software bereits abgebildet wird, die sich in anderen Fällen schon bewährt hat. Die Frage, ob im Einzelfall die Software den Prozessen oder die Prozesse der Software angepasst werden sollten, muss im Dialog zwischen allen Akteuren auf Berater- und Unternehmensseite geklärt werden. Anschliessend werden die in der Analysephase gewonnenen Erkenntnisse und getroffenen Entscheidungen zu einem detaillierten Einführungskonzept einschliesslich der Konfiguration verdichtet. Erforderliche Programmierungen, Anpassungen, Datenbankinstallation und Schnittstellenvorbereitung sind die nächsten Schritte. Darauf abgestimmt wird ein Trainingsplan zur Um- und Nachqualifizierung der Mitarbeiter erstellt.

Rückkopplungsphase hat kein Ende
Schliesslich wird die ERP-Lösung in der Produktiv-Systemumgebung installiert. Die Mitarbeiter werden informiert, trainiert und für das neue System motiviert. Mit der Projektabnahme und der Produktivschaltung ist die letzte Phase erreicht. Sie hat kein definiertes Ende. Es ist die Phase der Rückkopplung. Die Mitarbeiter arbeiten mit dem neuen System, machen ihre Erfahrungen, berichten laufend darüber und beteiligen sich an einem kontinuierlichen Verbesserungsprozess.

ERP kann mehr
Das systematische Vorgehen in Phasen lohnt sich: ERP kann weit mehr leisten, als ihm vordergründig zugetraut wird. Es hilft nicht nur dabei, Effizienzreserven auszuschöpfen, Kosten zu senken und schneller zu werden, sondern es kann auch durchaus Mehrumsatz generieren, indem Bestandskunden besser gepflegt und zusätzlich Neukunden gewonnen werden. Es festigt die Kundenbindung durch planmässiges Customer Rela­tionship Management (CRM). Es ermöglicht strategische Analysen. Vor allem aber: Es verbessert die Motivation der Mitarbeiter, die am Funktionieren des Systems Mitverantwortung tragen.