Gewohntes, Liebgewordenes, wie etwa der eigene Arbeitsplatz, wird bald ganz anders aussehen als heute. Nach verschiedenen revolutionären Neuerungen in unserer Arbeitswelt, wie etwa dem Telefax, der Einführung von PC und Internet oder dann den mobilen Arbeitsplätzen, steht ein weiterer Schritt zur völligen Digitalisierung unserer Büros bevor.

Mit modernem Dokumentenmanagement lassen sich in Zukunft gleichzeitig Kosten sparen, die Effizienz erhöhen, neue Systeme integrieren und die Sicherheit der Daten steigern.

Zuverlässiges Dokumentenmanagement ist gefragt

Aktuelle Studien belegen es schwarz auf weiss: Ein überraschend hoher Prozentsatz ihrer Arbeitszeit verbringen die Mitarbeiter mit dem Suchen von Dokumenten. Jedes Ablagesystem ist anders und am Ende nur so gut, wie es auch organisiert und gepflegt wird.

Dabei ist eine der wichtigsten Voraussetzungen für jeden Erfolg: die richtige Information – zum richtigen Zeitpunkt, am richtigen Ort. Dokumente müssen schnell und einfach zu finden sein.

Das richtige Dokumentenmanagement regelt und organisiert dank der passenden Software den gesamten Dokumentenfluss eines Unternehmens. Und dies sowohl auf Papier als auch in digitaler Form, vom Posteingang bis ins Archiv.

Ohne die richtige IT-Lösung geht es auch in der Logistik nicht

Verschiedene IT-Anwendungen fügen sich bei einem organisierten Dokumentenmanagement optimal ineinander. Archivierung, Dokumentenhandling und die Verteilung stammen sinnvollerweise aus einer Hand.

So müssen sich die Mitarbeiter nicht einmal umstellen. Die interne Standardsoftware kann in ein solches Gesamtkonzept von Anfang an eingebunden werden. Und auch bei der Erweiterung des Systems bleibt das Unternehmen flexibel. «Die Digitalisierung der Lieferketten ist die wichtigste Voraussetzung für die nachhaltigen und transparenten Logistikkonzepte der Zukunft», sagt ein profunder Kenner der Transport- und Logistikbranche.

«Sie ermöglicht moderne logistische Systeme. Und sie sorgt dafür, dass Waren, Transportbehälter oder Beförderungsmittel künftig miteinander kommunizieren.»

Transportmittel und Güter werden in Zukunft miteinander kommunizieren

Der weltweite Handel wird noch globaler. Jeder handelt mit jedem. Für Logistiker bedeutet das, dass der Empfänger immer mehr in den Vordergrund rückt.

Dort braucht es Flexibilität, Vereinfachung und Individualisierung, denn die Empfänger nehmen immer mehr Einfluss auf die Art, den Ort und den Zeitpunkt der Zustellung ihrer Waren. Zudem verdoppelt sich in Zukunft alle zwei Jahre die Datenmenge – auch im Logistikbereich.

Scannen, speichern, versenden – das sind die vorwiegenden Prozesse in der Transport- und Logistikbranche. Deren Digitalisierung bedeutet für eine der globalsten Branchen einen unvergleichbaren Innovationsschub.

Viele Logistiker planen daher heute ganz bewusst ihre Social-Media-Aktivitäten in den Bereichen Kundensupport, Rekrutierung neuer Mitarbeiter sowie im Vertriebsprozess.

Wie sieht’s bei Ihnen aus?

Der erste Schritt zum papierlosen Büro liegt im effizienten Dokumentenmanagement. 

Gerätewildwuchs

Ein Drucker hier, ein Kopierer da, unterschiedliche Hersteller. Stehen die Geräte mit der richtigen Leistung am richtigen Ort? Von Anwenderfreundlichkeit keine Spur.

Ein anforderungsspezifischer Gerätepark optimiert Prozesse und spart Kosten.

Wie sieht’s bei Ihnen aus?

Der erste Schritt zum papierlosen Büro liegt im effizienten Dokumentenmanagement. 

Wilde Druckerei

Bleiben Ausdrucke regelmässig liegen? Im schlimmsten Fall mit sensiblen Daten?

FollowMe Printing gewährleistet personenbezogenes Drucken zur richtigen Zeit am gewünschten Ort. Das bedeutet, jedes Dokument bleibt vertraulich und es werden Material und Ressourcen geschont.

Wie sieht’s bei Ihnen aus?

Der erste Schritt zum papierlosen Büro liegt im effizienten Dokumentenmanagement. 

Tonerdurcheinander

Je länger sich verschiedenste Toner stapeln, desto mehr leidet deren Qualität und desto schwieriger gestaltet sich die Lagerhaltung. Falsch verwendete oder alte Toner erzeugen nicht das gewünschte Druckergebnis und schaden langfristig den Geräten.

Zentrale Monitoring Tools mit automatisierter bedarfsorientierter Tonerbestellung schaffen hier Abhilfe.

Wie sieht’s bei Ihnen aus?

Der erste Schritt zum papierlosen Büro liegt im effizienten Dokumentenmanagement. 

Faktor Zeit

Das Bewirtschaften und Instandhalten der Geräte, die Organisation von Verbrauchsmaterial, das Suchen von Dokumenten und deren revisionssichere Ablage kosten Zeit und damit Geld.

Eine Analyse der IST-Situation ist aufwendig, deckt aber Schwachstellen auf. Diese können durch die Installation einer individuellen und optimierten Gesamtlösung eliminiert werden und schaffen so die notwendige Basis auf dem Weg zur Digitalisierung.

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