Tablet-PCs wie beispielsweise das iPad von Apple werden in der Zukunft eine wichtige Funktion im Umgang mit Business Software einnehmen. Mobile Geschäftsprozesse führen zu mehr Effizienz und ermöglichen Mitarbeitenden, die oft unterwegs sind, immer auf aktuelle Informationen zugreifen und ihre Zeit optimal nutzen zu können. Davon profitieren nicht nur Aussendienstmitarbeitende, sondern auch Geschäftsleiter oder regelmässige Pendler.

Die Zukunft

Ein typischer Arbeitstag eines Mitarbeitenden im Aussendienst beginnt bald nicht mehr damit, ausgedruckte oder vorbereitete Unterlagen zu studieren. Vor seinem ersten Termin startet er das Tablet und schaut sich die aktuellsten Informationen und Ereignisse zu seinem Kunden an. Allenfalls fügt er bereits erste Notizen hinzu. Nach dem Gespräch erfasst er alle nötigen Informationen und überträgt sie so direkt in die Business Software des Unternehmens, bereits Folgeschritte wie Produktionsprozesse oder Lieferungen eingeleitet werden können.

Seine Leistung wird laufend erfasst und kann diversen Branchen und Kategorien zugeordnet werden. Muss er für eine Bestellung, Abnahme oder Übergabe ein Formular aus-füllen, lässt sich dies einfach und schnell auf dem Tablet-PC erledigen. Vor dem nächsten Termin bleibt noch etwas Zeit. Der Mitarbeitende nutzt sie, um einen Ferienantrag mobil zu erfassen.

Im gleichen Moment muss auch der Geschäftsleiter zwischen zwei Terminen einige Minuten warten. Er visiert über sein Tablet verschiedene Kreditoren-Rechnungen, gibt Zahlungen frei und verschafft sich einen Überblick über die aktuellsten Daten in der Business Software. Dort sieht er den Ferienantrag seines Mitarbeitenden. Mit seinem Tablet kann er auf alle relevanten Informationen aus der fraglichen Zeit zugreifen, die er für eine adäquate Prüfung des Antrages braucht. Noch vor dem nächsten Termin genehmigt er den Antrag.

Den Trend erkannt

Die Anbieter von Business Software haben den Trend zu mobilen Endgeräten inzwischen erkannt. Bereits können die Anwender von den neuen Technologien profitieren, da entsprechende Apps für das iPad auf den Markt kommen. Damit lassen sich unterschiedliche Arbeitsprozesse optimieren und so die Leistungsfähigkeit eines Unternehmens beeinflussen.

Relevante Informationen sind zeit- und ortsunabhängig über das Internet abrufbar. Unterschiedliche Reporte, Listen oder Management-Cockpits werden direkt aus der Business Software aufbereitet und stehen dem Anwender jederzeit per Fingertipp zur Verfügung.

Zeitersparnis und Effizienzsteigerung

Die Anwender können allerdings nicht nur Informationen abrufen, sondern gleich ganze Arbeitsprozesse gewinnbringend unterstützen. Neue Technologien ermöglichen beispielsweise eine mobile Leistungserfassung.

Durch eine direkte Synchronisation solcher Daten mit der ERP-Software entfällt die bislang übliche doppelte Erfassung, die zeitraubend, kostenintensiv und fehleranfällig ist. Aussendienstmitarbeitende geben die benötigten Stunden für ihre Serviceaufträge mit einer App auf dem Tablet-PC ein – noch beim Kunden vor Ort. Mit zusätzlichen Informationen zu Ferien oder anderen Abwesenheiten ist über das mobile Endgerät sogar ein Vollzeit-Rapport möglich.

Selbst PDF-Formulare werden künftig schnell und einfach über das Tablet ausgefüllt und die entsprechenden Daten automatisch in das System des Unternehmens über-­tragen – ohne aufwändige Zweiterfassung im Büro.