Auch wenn der englische Begriff «Intelligence» in diesem Fall nicht mit «Intelligenz» zu übersetzen ist, hat Business Intelligence (BI) viel mit Intelligenz zu tun. Denn wer BI nutzt, macht sich schlau über sein Unternehmen. Im Zentrum von BI stehen die Geschäftsdaten des Unternehmens. Die Systeme stellen sicher, dass alle wichtigen Daten aus dem Unternehmen permanent, lückenlos und immer nach den gleichen Kriterien erfasst, gegebenenfalls mit externen Daten verknüpft und bereitgestellt werden. Die Kunst besteht einerseits darin, auszuwählen, welche Informationen erfasst werden sollen, denn mit einem Datenfriedhof ist niemandem gedient. Andererseits darin, festzulegen, wer auf welcher Hierarchieebene für seine Arbeit welche Daten benötigt, und die Managementaufgabe zu lösen: aus den Daten die richtigen Schlüsse zu ziehen. Anders als beim Workflow Management geht es nicht primär darum, Prozessabläufe zu beobachten und zu optimieren, sondern ein klar konturiertes Bild des Gesamtunternehmens zu gewinnen, seine Schwächen zu erkennen und aus Erfolgen zu lernen.

Verknüpfungen erkennen
Das BI-Framework besteht aus drei Stufen. Die Basis bildet das «Data Warehouse» , wörtlich etwa «Datenlager» , eine riesige Sammlung von Daten, die alle früher bekannten Dimensionen sprengt. Das Data Warehouse kann alle Arten von Daten aufnehmen. «Gelagert» werden Kalkulationen, Auslastungsgrade, Stillstandszeiten, Auftragseingänge, Absatzzahlen, Kundendaten oder auch Marktanteile. Nicht die technische Erfassung oder die physische Speichermöglichkeit ist die Grenze, sondern die Fähigkeit von Managern, Daten zu lesen und zu bewerten. Auf der zweiten Stufe werden die erfassten Daten analysiert. Die Analyse kann sich darauf beziehen, bestimmte Entwicklungen zu verfolgen – beispielsweise den Stückabsatz eines Produkts im Zeitverlauf – bekannte Zusammenhänge zu quantifizieren – etwa das Verhältnis zwischen Angebotspreis und Nachfragemenge – oder aus den Daten heraus bisher völlig unbekannte sachliche Verknüpfungen zu erkennen. Letzteres wird als «Data Mining» bezeichnet. Wie ein Bergmann im Bergwerk Eisenerz aufspürt, findet ein Manager auffällige Zusammenhänge zwischen bestimmten Datenreihen, erkundet deren Ursache und trifft auf dieser Basis Entscheidungen. Mit Data Mining soll in den USA herausgefunden worden sein, dass im Handel eine Verbundplatzierung von Bier und Windeln besonders erfolgreich war. Eine unvermutete Tatsache, die – konsequent umgesetzt –zu deutlichen Mehrumsätzen führte.

Augenfällige ­Entscheidungshilfe
Die dritte BI-Stufe ist das Reporting. Es enthält bewusst eine eng begrenzte Auswahl von Informationen, gestaltet diese aber gezielt nach den Bedürfnissen des Nutzers. Grafische Benutzeroberflächen erleichtern die optische Erfassung der Darstellung. Abweichungen gegenüber Plan- oder Vergleichswerten können farbig unterlegt werden oder als Flash erscheinen. Balanced Scorecards vereinigen auf kleinstem Raum mehrere Dimensionen der Auswertung und sind für Entscheider besonders augenfällig.

Hilfe in der Datenflut
Mit BI lassen sich etwa solche Fragen beantworten wie: Mit welchen Merkmalen lässt sich unser typischer Kunde soziodemografisch beschreiben? Welche Präferenzen hat er? Wie lässt sich die Kundenbindung verstärken? Welche Schwachstellen weist die Auftragsbearbeitung auf? Welche Produkte oder Linien haben besonders hohe Ausschussquoten? Welche Produkte sollten mittelfristig eliminiert oder im Gegenteil promotet werden? BI hilft Managern, nicht in der Datenflut unterzugehen, sondern den Kopf über Wasser und stets den Horizont im Auge zu behalten. Eines aber kann das beste Business Intelligence System nicht: unternehmerische Entscheidungen treffen. Dazu gehört neben Datenkenntnis der Faktor Mensch mit seinen Erfahrungen und seinem «Bauchgefühl».