Halten Sie sich streng an jede Knigge-Regel, wenn Sie am Wochenende Freunde zum Essen einladen?

Viele Regeln der Höflichkeit sind bei mir in Fleisch und Blut übergegangen. Aber selbstverständlich kann es auch mir im privaten Umfeld einmal passieren, dass ich etwas aufmerksamer sein könnte oder nicht streng nach Knigge handle.  

Was fasziniert Sie persönlich am Thema Knigge?

Es ist sehr interessant, wie jedes Land seine eigenen Regelwerke gestaltet. Man lernt dabei viel über eine Kultur und die Menschen. Letztlich geht es für mich beim Thema Knigge aber nicht darum, ob ich die Gabel nun links oder rechts halte.

Es geht um Rücksichtnahme, wenn man eng aufeinanderlebt oder -arbeitet. Somit ist Sozialkompetenz der eigentliche Kern. 

Freiherr von Knigge hat sein Regelwerk bereits 1788 herausgegeben. Hat die heutige Knigge überhaupt noch etwas mit dem Begriff von damals zu tun?

Liest man den original Knigge ging es darin nicht wirklich um Regeln, sondern eben um Sozialkompetenz und den guten Umgang mit Menschen. Deshalb hat der Knigge – selbst in seiner ursprünglichen Form – auch heute noch seine Berechtigung.

Im 18. Jahrhundert gab es noch keine Büros. Woher also stammen die heutigen Knigge-Leitlinien in der Geschäftswelt?

Knigge-Berater orientieren sich weitgehend an den Empfehlungen des Deutschen Knigge-Rats. Das Gremium passt das Regelwerk regelmässig an. Somit gibt es mittlerweile durchaus Knigge-Regeln für die Geschäftswelt.

Wo passieren im Geschäftsalltag die häufigsten Knigge-Fehler?

Im Umgang mit den Mitarbeitern passieren Vorgesetzten klar die meisten Fehler. Etwa indem sie den Arbeitnehmern zu wenig Freiraum lassen, ihnen nicht genug Vertrauen oder Wertschätzung entgegenbringen. Das Grossraumbüro an sich birgt ebenfalls viele Fallstricke. Die dritte grosse Fehlerquelle ist der Kundenkontakt.

Inwiefern verändern neue Technologien die Umgangsregeln?

Dieses Thema hängt stark von der Firmenkultur ab. Ein Beispiel dafür sind Sitzungen. Die Verlockung ist heutzutage gross, bei Themen, die für einen weniger relevant sind, nur mit einem Ohr zuzuhören und daneben auf dem Laptop oder am Handy irgendwelche Dinge zu erledigen.

Das verstösst schätzungsweise gegen jede Knigge-Regel.

Ja und zwar deshalb, weil es nicht nur unhöflich gegenüber dem Sitzungsleiter ist, sondern auch gegenüber den Kollegen. Wenn jeder nur punktuell aufmerksam ist, wird die Sitzung dadurch ineffizienter, dauert häufig länger und zudem ist das Risiko höher, wichtige Informationen zu verpassen.

Handy und Laptop sind an einer Sitzung also verboten?

Nein. Es geht eben nicht um Verbote, sondern um sinnvolle Wege für ein harmonisches Miteinander. In erster Linie kommt es auf den Sitzungsleiter an. Wenn dieser sagt, dass er die Sitzung lieber ohne offene Laptops und Handys führt, muss man das akzeptieren.

Möchte man trotzdem einen Blick auf den Terminkalender im Handy werfen oder eine Notiz auf dem Laptop schreiben, empfehle ich eine proaktive Kommunikation.

Was sonst gilt es in Businessmeetings zu beachten?

Das fängt bei der guten Vorbereitung an, um so wenig Zeit wie möglich von seinen Kollegen zu beanspruchen. Dann natürlich pünktliches Erscheinen zur Sitzung. Ich rate im Übrigen immer, vor Sitzungsbeginn stehen zu bleiben.

So hat man die Möglichkeit, die anderen Kollegen stehend zu begrüssen, etwas Small Talk zu betreiben und sich dann gemeinsam hinzusetzen. Sitzt man bereits, ist die Gefahr gross, dass man sich nur halbherzig und im Sitzen grüsst. Gemäss Knigge sollte man für einen Handschlag jedoch stehen.

Zurück zu den Technologien: Darf der Chef seine Mitarbeiter auch in der Freizeit kontaktieren?

Von einem Notfall abgesehen – absolut nicht. Telefonanrufe und SMS in der Freizeit sind ein No-Go. E-Mails sind natürlich jederzeit erlaubt, allerdings nicht mit einer konkreten Frage oder Aufforderung darin, die den Lesenden quasi dazu zwingt, in seiner Freizeit zu handeln.

Wird das eingehalten?

Bei vielen grossen Firmen ist das Verständnis diesbezüglich tatsächlich gewachsen. Es gibt sogar Unternehmen, welche die E-Mail-Zugänge ihrer Mitarbeiter am Abend und am Wochenende sperren. Interessanterweise ist es jedoch nicht zwingend der Vorgesetzte, der ständige Verfügbarkeit von seinen Mitarbeitern erwartet.

Häufig sind es auch die Mitarbeiter selbst, die das Gefühl haben, sie müssten immer erreichbar sein.

Was wird im Zusammenhang mit E-Mails generell falsch gemacht?  

Sie werden insgesamt zu salopp verfasst. Eine E-Mail sollte das Niveau eines Briefes haben und folglich dessen Regeln folgen. Sprich: Anrede, Haupttext, Grussformel, Absender. Gross- und Kleinschreibung muss beachtet werden, Emojis sind fehl am Platz.

Häufig tauscht man zahlreiche E-Mails täglich aus. Muss man sich in jeder einzelnen Nachricht daran halten?

Ja. Anrede und Grussformel sind so schnell geschrieben, dass ich keinen Grund sehe, warum man darauf verzichten sollte.

Und im internen Austausch?

Intern darf es natürlich etwas kürzer sein. Wichtig ist, dass es trotzdem wertschätzend bleibt und nicht in Befehlsform daherkommt. Sinnvoll ist es auch, untereinander zu vereinbaren, wie man miteinander kommunizieren möchte. Wenn beide einverstanden sind, ist nichts dagegen einzuwenden.

Was halten Sie von Whatsapp in der Geschäftswelt?

Bis vor Kurzem war Whatsapp in der Businesswelt für mich ein absolutes No-Go. Ich habe mein Urteil jedoch revidiert. Insbesondere junge Menschen schätzen diesen Weg der Kommunikation. Wenn es für beide Seiten stimmt, kann man auch per Whatsapp kommunizieren – selbst im Kundenkontakt.  

Was gilt auf Social Media: Darf der Chef dem Mitarbeiter eine Freundschaftsanfrage schicken?

Das kommt sehr auf das Verhältnis an. Ist dies auch sonst vertraut und geht übers Geschäftliche hinaus, ist das völlig in Ordnung. Wenn sich ein Vorgesetzter aber kaum für seine Mitarbeitenden interessiert und dann Freundschaftsanfragen verschickt, könnte dies auch als Versuch, den Mitarbeiter auszuspionieren, interpretiert werden.

In welchen Bereichen haben Führungspersonen die grössten Schwierigkeiten, sich nach Knigge zu verhalten?  

Interessanterweise bei ganz simplen Dingen, wie etwa der Begrüssung nach den Ferien. Da ist es höflich, sich nach dem Befinden zu erkundigen. Effektiv geht es darum, echtes Interesse am Mitarbeiter zu bekunden, ihm zu zeigen, dass er auch als Mensch gesehen wird. Auch Lästereien sind immer wieder ein grosses Thema.

Gerade als Vorgesetzter sollte man es tunlichst vermeiden, mit Untergebenen über andere Kollegen oder den eigenen Vorgesetzten zu lästern. Ein weiteres Thema ist das fehlende Vertrauen, das ich bei vielen Vorgesetzten feststelle.

Welche Knigge-Herausforderungen bringen neue Arbeitsformen – etwa das Grossraumbüro – mit sich?

Einmal mehr geht es nicht um Regeln, sondern um Rücksichtnahme. Diese ist unerlässlich, wenn viele Menschen auf engstem Raum zusammenarbeiten.

So ist es etwa höflich, die Kollegen proaktiv zu fragen, ob es in Ordnung ist, wenn man ein längeres oder privates Telefongespräch führt. Allenfalls könnte man dieses ja auch in einen Sitzungsraum verlegen. Interessant dabei ist: Die blosse Frage trägt häufig bereits zu einem harmonischeren Zusammenarbeiten bei.

Ebenfalls ein Minenfeld: die Firmenfeier. Was muss der Chef da beachten?

Die Firmenfeier ist eine ideale Möglichkeit, auch einmal einen privaten Austausch mit Mitarbeitern zu pflegen. Keinesfalls sollte man in diesem Kontext über Schwierigkeiten im Berufsalltag sprechen oder über schlechte Zeiten jammern.

Stattdessen sollte ein Chef den Rahmen nutzen, um den Mitarbeitern für ihre Arbeit zu danken.

Kann man gute Umgangsformen lernen?

Absolut. Und zwar auch noch bis ins hohe Alter. Wichtig ist dabei, dass man das Verständnis fördert, warum jemand sein Verhalten überdenken sollte.

Ich versuche meinen Klienten jeweils aufzuzeigen, was sie mit ihrem Verhalten beim Gegenüber auslösen und welche Chancen sie sich dadurch allenfalls vergeben. Um wirklich etwas zu ändern, muss es Klick machen. Das ist mein Ziel.