Die Flut an täglichen Informationen und Geschäftsdaten nimmt stetig zu. Eine allgemeine Lösung für die Bewältigung der Geschäftsdaten gibt es nicht. «Eine denkbare Lösung ist aber, dass vermehrt die Verknüpfung von Hardware mit der passenden Software beziehungsweise Software-Lösung zum Einsatz kommen wird», sagt Dion Wawrzyn von Brother Schweiz. Ein Dokumenten-Scanner in Verbindung mit intelligenter Dokumenten-Management-Software könne hier sehr nützliche Hilfe bieten.

Je nach Inhalt und Ordnerstruktur werden die eingescannten Dokumente automatische abgelegt. Dank neuen Diensten wie Cloud-Service und Apps sind Daten und Informationen immer und von überall her abrufbar und ermöglichen den Zugriff von verschiedenen Mitarbeitern und unterschiedlichen mobilen Endgeräten. «Dies unterstützt die Flexibilität in einer Zeit, in welcher immer alles noch schneller gehen muss», sagt Wawrzyn.

 

Weniger Drucker, weniger Kosten

Brother ist einer der weltweit führenden Anbieter von Produkten für die Kommunikationstechnologie. In einer vom Unternehmen Brother mitfinanzierten Umfrage wurden die Angaben von 16 000 Käufern und Nutzern von Druckgeräten analysiert. In der letztjährigen Umfrage war die mit Abstand beliebteste Druckkostensparmassnahme das Einschränken des Farbdrucks. Doch auch beim Papier kann gespart werden: «Papierkosten können zum Beispiel mit dem Pull-Printing reduziert werden. Die gesendeten Druckaufträge müssen direkt am Gerät vom Mitarbeiter mittels Pin-Eingabe freigegeben werden», sagt Wawrzyn.

Viele gedruckte Aufträge gingen nämlich vergessen oder würden fälschlicherweise von anderen Personen mitgenommen und entsorgt. Viele IT-Abteilungen versuchen zudem, den Gerätepark zu reduzieren und Arbeitsplatzgruppen-Drucker anstelle von Einzelarbeitsplatz-Druckern einzusetzen. «Weiter ist es möglich, eine limitierte Anzahl Druckseiten oder die Beschränkung von Kopien pro Mitarbeiter zu bestimmen und zu hinterlegen. Erreicht der Mitarbeiter sein Limit, kann er nicht mehr weiterdrucken und muss sich mit der IT in Verbindung setzen», erklärt Wawrzyn. Vom papierlosen Büro sei man aber noch weit entfernt.

 NENA WEIBEL