Der Schweizer Zoll ist nicht nur eine wichtige Einnahmequelle, sondern auch ein kontrollierendes Organ, das alles prüft, was in, aus oder durch die Schweiz geschickt wird. Nicht nur die Mehrwertsteuer, sondern auch die Zollabgaben unterstützen die Schweizer Wirtschaft. Sind also hier die Erdbeeren oder andere saisonale Früchte reif, werden die Abgaben für das Obst aus dem Ausland erhöht – zum Schutz der Schweizer Produkte.

Was bedeutet das in der Praxis

Nun steht dem Schweizer Zoll und somit vor allem den Ex- und Importeuren eine elektronische Revolution bevor. E-dec heisst das zentrale Tool, das von der Eidgenössischen Zollverwaltung entwickelt wurde. Vereinfacht gesagt gibt der Exporteur oder der dazu veranlasste Spediteur alle relevanten Daten im System ein und schickt diese an die Zollverwaltung. 

Dort werden die Daten geprüft und innerhalb weniger Sekunden erfolgt die elektronische Antwort. Sind die Angaben plausibel, liegt ihr eine Ausfuhrliste für die Waren bei, werden die Daten nicht akzeptiert, kann die Anmeldung korrigiert werden.

Nach der Ausfuhr erhält der Exporteur oder der Spediteur eine elektronische Veranlagungsverfügung (eVV). Diese wird nicht mehr auf Papier gedruckt und per Post zugestellt, sondern von der Eidgenössischen Zollverwaltung als digital signierte Datei zur Abholung bereitgestellt. Bis Ende 2011 soll das papiergestützte Ausfuhrverfahren nun endgültig abgeschafft werden.

Mit oder ohne Software

Ob man als Unternehmen die elektronische Veranlagungsverfügung im Export will oder nicht, steht also nicht mehr zur Debatte. Eine wichtige Frage dabei ist aber, ob man sich eine eigene Zollsoftware zulegen will, oder ob man dies einem Spediteur oder Dienstleister überlässt. «Bei der Variante mit der eigenen Software müssen die Investitionskosten und die Schulung des eigenen Personals bedacht werden», sagt Christine Schwaiger, Gruppenleiterin Zoll bei der Dachser Spedition AG.

Exportiert die Firma nur wenig, ist die Software oft zu teuer. Fehlt das nötige Know-how, gibt es auch Lösungen ohne eigene Software: «Dabei übergibt das Unternehmen dem Spediteur alle Exportdokumente und die Vollmacht für die Ausfuhr,» erklärt Schwaiger. Zudem werde auch der gesamte Ablauf vom Spediteur überwacht. Das Unternehmen kann aber auch Dienstleistungen nutzen, welche die Software via Internet zur Verfügung stellt. «Bezahlt wird in aller Regel pro Verzollung» so Christine Schwaiger. 

Im Vergleich zur Alternative auf dem Papier bietet die elektronische Veranlagungsverfügung verschiedene Vorteile. So kann der Zollbeteiligte die Daten sofort elektronisch übernehmen und weiterverwenden und aufwändige manuelle Sortierarbeiten entfallen weitgehend. «Die eVV kann in vielen Fällen unmittelbar nach der Freigabe der Zollanmeldung spätestens am 4.  Arbeitstag abgeholt werden und erfüllt die Anforderungen des neuen Mehrwertsteuer-Rechts vollumfänglich», ergänzt Christine Schwaiger. Da das Ausdrucken dieser Dokumente wegfällt, bringt die elektronische Umstellung letztlich sogar noch einen ökologischen Mehrwert.   

Neu auch im Import 

Seit dem Sommer des letzten Jahres steht die elektronische Veranlagungsverfügung auch beim Verzollungssystem e-dec Import zur Verfügung. Sie ist noch freiwillig und wird laut Schwaiger (Quelle EZV) erst nach einer Übergangsfrist von drei bis fünf Jahren Pflicht. «Die Umstellung auf die Software sollte erst nach geprüften Abläufen stattfinden, deshalb sollten sich die Firmen unbedingt schon jetzt damit befassen.» 

Sind die elektronischen Veranlagungsverfügungen erst Pflicht, sind nämlich keine anderen mehr gültig. «Bei der Prüfung durch Steuer- und Zollverwaltung sind die ausgedruckten PDFs ungültig, da die Signatur als Beweis dafür, dass es sich um das Originaldokument handelt, nur in elektronischer Form nachweisbar ist.» Christine Schwaiger empfiehlt deshalb die Umstellung auf e-dec Import bereits auf Ende des laufenden Jahres.

Elektronische Veranlagungsverfügungen aus Import und Export müssen übrigens während zehn Jahren und laufendes Geschäftsjahr archiviert werden – natürlich elektronisch. Dachser Schweiz hat bereits seit September 2009 e-dec Export, nebst dem noch gültigen herkömmlichen Verfahren NCTS. Der Importbereich soll voraussichtlich im Juli 2011 auf eVV Import umgestellt werden.