Ökologie und Ökonomie sind die beiden wesentlichen Faktoren, die immer mehr Flottenbetreiber dazu bewegen, ihr Mobilitätskonzept grundsätzlich zu überdenken. Für die meisten Unternehmen ist die Mobilität ihrer Mitarbeitenden nach wie vor essenziell. Immer mehr Unternehmen stellen sich dabei die Frage, welches Mobilitätskonzept für die Firma und die Mitarbeiter am meisten Effizienz bringt: Nutzung des Privatfahrzeugs mit einer Kilometer-Entschädigung für Geschäftsfahrten beziehungsweise einer Autopauschale, Nutzung eines Firmenwagens – oder der öffentlichen Verkehrsmittel. Unternehmen, die sich für das System Firmenwagen entscheiden, sollten die wichtigsten Vorgaben in einer sogenannten Car Policy regeln. Dazu gehören unter anderem die Kriterien für die Berechtigung, einen Firmenwagen fahren zu dürfen, Vorgaben für die Fahrzeugauswahl und -nutzung, das Mitspracherecht der Berechtigten bei der Fahrzeugkonfiguration, Mindestausstattung, Prozessabläufe, Kostenbeteiligung der Mitarbeiter, Regelung der Privatnutzung und Versteuerung des Firmenfahrzeugs. Ebenso wichtig sind die Ziele, die mit einer Car Policy erreicht werden sollen: Steigerung der Attraktivität des Unternehmens als Arbeitgeber und Mitarbeitermotivation, Einsparungen bei den Mobilitätskosten oder Umweltziele wie die CO2-Reduktion.

Mischformen in der Praxis

Einer der wichtigsten Bestandteile der Car Policy ist das Festlegen von Berechtigungskriterien: Sollen den verschiedenen Stufen fest definierte Fahrzeugmodelle zugeordnet werden oder soll der Mitarbeiter im Rahmen des Budgets die freie Fahrzeugwahl haben? Während die erste Variante die Beschaffung und den Austausch von Fahrzeugen vereinfacht, erhöht die zweite Variante die Motivation der Mitarbeiter. Relevant für die Wahlfreiheit ist ebenfalls, ob es sich beim Firmenfahrzeug um ein reines Motivationsfahrzeug im Sinne eines Statussymbols oder um ein Funktionsfahrzeug handelt. Deshalb gibt es in der Praxis oft Mischformen: Freie Fahrzeugwahl bei Kadermitarbeitern und Vorgabe von bestimmten Modellen bei Funktionsfahrzeugen, etwa im technischen Aussendienst. Ein weiterer wesentlicher Punkt ist die Definition einer finanziellen Bandbreite an die verschiedenen Berechtigungsstufen. Die Höhe des Bruttolistenpreises von Fahrzeugen sagt dabei nur wenig über die während des Lebenszyklus anfallenden Gesamtkosten aus. Der Preis eines Firmenwagens macht über Finanzierung und Amortisation lediglich 50 Prozent der Nutzungskosten aus. Sinnvoller ist es deshalb, die Gesamtkostenobergrenze für die einzelnen Berechtigungskategorien in Form von maximalen Gesamtkosten (Total-Cost-of-Ownership) pro Monat in Abhängigkeit zu einer voraussichtlichen Kilometer-Leistung festzulegen. Diese maximalen Gesamtkosten beinhalten auch alle im Betrieb entstehenden Kosten wie Amortisation und Verzinsung, Service und Reparaturen, Bereifung, Treibstoff und Versicherung. Ein solches Finanzierungssystem garantiert Nachhaltigkeit.

Beispielhaft vorangehen

Ein weiterer Trend ist das Festlegen von CO2-Zielen in der Car Policy. In vielen Fällen werden die Firmenwagenberechtigten dabei allerdings stärker beschnitten: Sie müssen sich mit einem kleineren Modell und einer geringeren Markenauswahl zufriedengeben. Ein spannender Ansatz wäre, zusätzlich ein Bonus-Malus-System einzuführen, um den Mitarbeitenden einen Anreiz zu geben, ein noch umweltfreundlicheres Fahrzeug zu wählen. Entscheidend wäre dabei ein angemessener finanzieller Anreiz für den Mitarbeiter. Noch wichtiger für den Erfolg einer «grünen Flotte» ist aber, dass sich das gesamte Unternehmen zu dieser Geschäftspolitik bekennt, angefangen bei der Unternehmensleitung. Sie muss mit einem klaren Beispiel vorangehen. Mit andern Worten: Wird das Projekt von der Firmenspitze vorgelebt, führt dies auf der Seite der Mitarbeitenden zu einer höheren Motivation. Grundsätzlich gilt: Es lohnt sich in jedem Fall, eine auf das eigene Unternehmen massgeschneiderte Car Policy zu entwickeln. Sie sollte unternehmenstypisch sein und eine optimale Balance zwischen Fahrzeugkosten, Geschäftserfordernissen, Motivation der Lenker, Sicherheit und Nachhaltigkeit gewährleisten.